On-line nástroje k podnikání na volné noze

24. 1. 2020Podnikání na volné noze

Už to je nějaký čas, co jsem psal článek se seznamem osmi on-line nástrojů, které denně používám. Stejně jako se mění a vyvíjí dostupné nástroje na trhu, tak se postupně mění i způsob mojí práce a s tím i nástroje, které k ní používám. Tady jsou ty nejdůležitější, které využívám každý den a které mi výrazně ulehčují každodenní agendu spojenou s podnikáním na volné noze. Nebudu zmiňovat grafický software a programy, které využívám pro tvorbu stránek a další práci. V tomhle článku se zaměřuji čistě na organizaci práce a zajištění chodu podnikání. Mým cílem je vytvořit si pracovní prostředí, ve kterém budu moci po vzoru digitálních nomádů pracovat odkudkoliv, vše bude dostatečně zálohované a snadné k obsluze.

Apple produkty jako základ

I když to není on-line nástroj, cítím potřebu zde produkty Apple zmínit jako zásadní pro usnadnění práce. Používám MacBook Pro a iPhone. Po pěti letech od přechodu z Windows musím říct, že jsem neřešil (mimo výměnu baterie v obou zařízeních) žádné stěžejní technické problémy a obešel jsem se zcela bez asistence jakékoliv vnější technické pomoci. Nebyla třeba a když jsem něco potřeboval, vše je pěkně zdokumentováno na webu.

Ač prvním impulzem pro přechod byla zvědavost a všeobecné chvály na Apple, realita byla ještě příjemnější. Nejsem typ člověka, který by se nadšeně vrtal v technice, potřeboval všechno ladit, tunit, konfigurovat, nastavovat a jinak si s tím hrát. Je mi jedno, kolik jakých čipů, procesorů a pamětí je uvnitř. Potřebuji spolehlivé zařízení, které vezmu a hned s ním budu moci intuitivně pracovat a pro jeho údržbu nebudu muset oslovovat odborníka. A tak to je. Nehledě na módní trendy. Jsou to plnohodnotné pracovní nástroje, které využívám naplno.

Prvním benefitem pro mně je propojení iPhone a MacBooku. Díky ekosystému Apple mám na obou zařízeních okamžitě sdílené například kontakty, historii, SMS, kalendáře, fotografie, poznámky, vybrané dokumenty, hovory atd. Navíc nemusím řešit na cestách a schůzkách výdrž baterie – s notebookem tak můžu pracovat celý den na cestách a nemusím s sebou mít nabíječku. Nechci hejtovat Microsoft, ale Apple se mi fakt nesekástartuje okamžitě. Takže příjdu na schůzku, otevřu notebook a funguju během pár vteřin. To je prostě fakt. Navíc aktualizací operačního sytému je minimum a probíhají automaticky.

Systém si zálohuju a jsem schopen při ztrátě nebo zničení notebooku nebo telefonu okamžitě na jiném zařízení přejít na stejné nastavení a konfiguraci a velmi brzy pokračovat v práci. Posledním důležitým faktem je neskutečně návyková ergonomie práce. Místo myši používám externí trackpad a mohu tak snadno využívat všechny gesta, které v MacOS jsou.

Na druhou stranu musím říct, že ke své práci nepotřebuji žádný speciální software který by byl napsaný pouze pro Windows, pracovat po síti s dalšími PC nebo pracovat na virtuálním Microsoft serveru. V případě, že by to tak bylo je práce pomocí Parallels docela peklo (vyzkoušeno).

Trello

Úžasně jednoduchý a neskutečně přínosný systém pro organizaci práce. V Trellu si vytváříte nástěnky na různé projekty a v rámci nástěnky si pak tvoříte sloupečky obsahující karty úkolů. Ty pak snadno přetáhnutím myši přesouváte mezi sloupečky nebo mezi sebou. Používal jsem Trello pro přehlednou organizaci práce několika grafiků na marketingovém oddělení – každý grafik měl své dva sloupečky (INBOX a HOTOVO) a v nich navkládané úkoly, jímž šla měnit priorita pouhým přetažením a kdokoliv tak krásně vedle sebe viděl, jaké úkoly na koho čekají a co má hotovo.

Nyní Trello používám tak, že mám na každý den v týdnu vytvořený jeden sloupeček a v něm úkoly na ten den. Pak mám sloupečky “Čeká na vyjádření klienta” kam přesunu projekt když je na tahu zákazník a vidím tak, co všechno čeká na odpověď, dále mám sloupeček “K fakturaci“, kam si přetahuji splněné úkoly, dále sloupeček “Vyfakturováno” kam si přetáhnu projekty když jsou vyfakturované a pak poslední sloupeček “Zaplaceno”, kam si přetáhnu zaplacené projekty. Fakturaci řeším Fakturoidem, toto je spíš pro přehled, vyfakturované zde přesouvám do zaplacených (a následně mažu) jen cca jednou za týden.

Nechci zacházet do detailů používání (to by vystačilo na vlastní článek), ale pomocí různých označování karet, nastavování termínů, vkládání popisků, checkboxů apod. se dá velmi pohodlně a rychle organizovat úkoly. Navíc má Trello mobilní aplikaci, takže i na mobilu mohu s úkoly pracovat. Vše se dá sdílet v týmu, přiřazovat úkoly jednotlivým uživatelům a podobně. Za mně superjednoduchý a supervýkonný nástroj.

Tip: Na jejich blogu je spousta ukázkových nástěnek pro nejrůznější projekty: https://blog.trello.com/topic/workflows

www.trello.com

Fakturoid

Hledal jsem jednoduchý systém pro vystavování faktur a současně databázi klientů. Něco jako malé ERP/CRM pro živnostníky. Všechnu práci fakturuji a platby přijímám převodem na účet, nepotřebuji tak mít pokladnu, řešit EET apod. Většina dostupných systémů byla zbytečně robustní, drahá a dělaná spíš pro větší firmy. I když je Fakturoid vlastně “jen” fakturační systém, toto všechno mi řeší. A ještě něco navíc.

Mám tam na jednom místě databázi všech zákazníků, snadno vytvářím faktury, z Fakturoidu je rovnou odešlu a mám přehled, kdy si klient fakturu zobrazil. Fakturoid mi hlídá uhrazení faktur pomocí napojení na banku (a odešle poděkování za platbu) a v případě faktur po splatnosti automaticky zasílá upomínky. Ve Fakturoidu si také eviduji náklady a mám tak jednak pro sebe přehled o obratu a zisku za každý měsíc/čtvrtletí/rok ale snadno také exportuji podklady pro účetní na DPH nebo pro daňové přiznání. Jako třešnička na dortu jsou tam pak statistiky obratů jednotlivých klientů a hned tak vidím své TOP zákazníky. Fakturoid mi hlídal obrat a upozornil mně na blížící se hranici nutnou pro registraci plátcovství DPH. Dále hlídá podle rejstříku změny ve firemních údajích zákazníků a hlásí mi nespolehlivé plátce DPH.

Fakturoid je pro mně naprosto zásadní a velmi rád jej dále doporučuji. Stejně jako Trello má i Fakturoid mobilní aplikaci. Těším se, až bude existovat propojení Shoptetu a Fakturoidu. To bude něco!

www.fakturoid.cz

Freelo

Potřebuji evidovat a měřit čas strávený nad zakázkama pro pozdější fakturaci. Původně jsem několik let používal Toggl a čas jsem si hlídal pomocí něj. Export záznamů jsem pak dával jako přílohu k fakturám. Protože jsem se před časem pustil do dalších projektů jako Obleč svůj tým nebo 5 am, na kterých už nepracuji jen já ale tvoříme je společně s manželkou, hledal jsem nástroj, kde budem moci oba (případně další externisti) na jednom místě spolupracovat na projektech a mít každý své úkoly a na nich si evidovat čas. Na první pohled působilo Freelo jako přesně to, co hledám. Jeden systém na všechno. Náhrada Togglu i Trella. Navíc s napojením na Fakturoid. První dojmy byly super, stejně jako přívětivá konzultace s Karlem – ředitelem Freela.

Máme za sebou rok používání v týmu – funguje to, ale Trella jsem se nezbavil – Freelu pro mi schází snadný přehled rozpracovaných projektů tak, jak jsem zvyklý z Trella. Jde to nějak řešit pomocí štítků, ale to je komplikovanější. Navíc pracuji pro desítky klientů, každého mám založeného jako vlastní projekt a jednotlivé jeho projekty (například weby) jako podřízené to-do listy. V nich pak úkoly. Také avizované napojení na Fakturoid je slabší, než jsem čekal. Měl to být další z velkých přínosů Freela, ale při tvorbě faktury se rozepsané úkoly (to-do listy a tasky) sloučí do jednoho řádku s celkovou cenou. Pokud bych to tak nechtěl, musel bych si to ručně rozepsat. Seznam položek k fakturaci sice jde stáhnout, ale je to ve formátu CSV (takže to tak nejde poslat klientovi) a když využívám rozesílání faktur z Fakturoidu, nemám to ani jak k zasílané faktuře přiložit. Maximálně to pak poslat ještě v dalším mejlu. Takže faktury na základě záznamů z Freela stejně vystavuji ve Fakturoidu ručně.

Co je fajn, je zakládání projektů podle šablon – například u zakázek na týmové oblečení pro novou zakázku vytvoříme jedním klikem projekt, kde jsou připraveny všechny obvyklé úkoly včetně přiřazení jednotlivým uživatelům. Čili ve Freelu pracuji, ale je to dost kostrbaté zejména co se týká přehledu prácefakturace. I Freelo má mobilní aplikaci, mohu si tak měřit čas například i na schůzkách přes mobil.

Je fér říct, že jsem neabsolvoval žádné školení a vše jsem začal ve Freelu dělat intuitivně. Budu si muset vyhradit čas a projít instruktážní videa na YouTube a případně zkusit konzultovat optimalizaci práce s Freelem s někým z podpory.

www.freelo.cz

Toggl

I přes to, že nyní pracuji s Freelem, jsem se rozhodl sem Toggl umístit – možná se k němu totiž zase vrátím. Je to superjednoduchý měřič času stráveného na jednotlivých úkolech, s evidencí podle klientů. Umožňuje (na rozdíl od Freela) přehledný výpis záznamů za vybrané časové období. Dále umí posílat tyto přehledy i automaticky.

Na Togglu jsem před přechodem k Freelu pracoval několik let a jediným důvodem mého odchodu byl pokus o spojení více systémů do jednoho. Milým bonusem byla návštěva key accounta od Togglu, který mě v rámci zákaznického průzkumu po Evropě pozval na schůzku s cílem zjistit, jak jsem s Togglem spokojený. Jako nezávislý nástroj pro evidenci času jej proto rád doporučuji dále.

www.toggl.com

Dropbox

Jak jsem psal v úvodu, jednou z priorit pro mně je záloha a přístupnost dat odkudkoliv. Mám kolem 900 GB pracovních dat. Původně jsem zkoušel fungovat s domácím NASem od WD ale úplně to nefungovalo. Buď to byla nekompatibilita s Applem nebo moje neschopnost to správně nastavit. I když to mělo být plug&play. NAS se odpojoval, byl problém se na něj připojit mimo domácí wifi a například otevírání nebo ukládání souborů pomocí aplikací (například Photoshop) také selhávalo. Z dostupných cloudovýc úložišť jsem nakonec vybral DropBox, který mně zaujal zejména novou funkcí Smart Sync, která umožňuje ukládat data zcela mimo počítač bez využívání jeho diskové kapacity a současně si vybrané složky umožňuje duplikovat i na disku. Mohu tak mít fyzicky u sebe jen ta data, se kterýma pracuji, zbytek je na jedno kliknutí na cloudu.

Mít data na cloudu je sice fajn v tom, že jsou zálohovaná a dostupná odkudkoliv, má to však i rizika – pokud ztratím přístup ke svému účtu nebo se něco podělá, je minimální šance, že se mi podaří se spojit s podporou a vyřešit to. Dopisujte si přes půl zeměkoule s někým, že máte problém se dostat ke svým souborům… Proto volím ještě duplicitní zálohu na externí 2TB SSD disk, který můžu mít s sebou v případě výpadku internetu (ale nemusí tam být vždy nejaktuálnější data – podle poslední synchronizace) a jako třetí zálohu mám externí disk se zrcadlenýma dvěma diskama.

www.dropbox.com

We transfer

Rád a často využívám We transfer k posílání objemnějších dat klientům. Je to alternativa Úschovny a líbí se mi jejich minimalismus. Nahraju data a odkaz ke stažení pošlu klientovi. Data se po týdnu smažou. Také lze poslat rovnou ze stránky informační e-mail klientovi s tím, že mi pak příjde oznámení ve chvíli, kdy si klient data stáhne. Pro We transfer existuje taky aplikace na Mac – mohu tak bez nutnosti chodit do prohlížeče jakékoliv data rovnou nahrát a vykopírovat si odkaz a přiložit jej k mejlu.

www.wetransfer.com

Google Drive a Google Apps

Bez produktů Google bych fungovat nemohl, takže jen v krátkosti zmíním zejména Google dokumenty – znamenitá pomůcka pro spolupráci na tvorbě obsahu, některé firmy fungují na Google Drive, takže jej pro ně využívám na práci s podkladama.

www.google.com/drive/

Poznámky

V MacOS jsou vychytané poznámky a od začátku práce na Apple s nimi intenzivně pracuji a díky nim jsem zcela eliminoval papírové poznámky a zápisy. Je to aplikace pro rychlé jednoduché poznámky ihned přes iCloud sdílené na telefon. Mohou obsahovat formátovaný text, zaškrtávací seznamy, obrázky, kresby apod. Na schůzce si tak mohu dělat poznámky do telefonu a ve chvíli kdy sednu k počítači s nimi hned mohu dál pracovat. Díky tomu nepotřebuji Evernote nebo podobné placené aplikace a všechno mám na jednom místě. Navíc jdou poznámky sdílet pro spolupráci s dalšími lidmi pracujícími na Applu.

iCloud

iCloud využívám hlavně na zálohování iPhone a dat spojených s Apple ID ale i pro práci s některými dokumenty z Pages, Numbers nebo Keynote.

www.icloud.com

Tak tohle jsou asi ty hlavní nástroje, které každý den používám a bez nichž bych si podnikání uměl jen těžko představit. Denně používám mnohé další aplikace pro usnadnění práce nebo přímo k práci, ale o nich zase někdy příště.

Jmenuji se Jan Barbořík a jsem marketér s duší grafika.

Specializuji se na marketing pro živnostníky, malé a střední firmy.

Mám dvanáctileté zkušenosti s tvorbou webových stránek na světově nejrozšířenějším systému WordPress, který také školím.

Druhou mou specializací je tvorba e-shopů na Shoptetu a školení práce s ním.

Grafikou a marketingem se živím od roku 2006. Navrhuji a pomáhám realizovat marketingové strategie pro živnostníky, malé a střední firmy. 

Nejsem teoretik, vše aplikuji také na vlastní úspěšné projekty.

WordPress • Shoptet • Marketing

Začít chat
Chcete se zeptat?
👋 Dobrý den, máte rychlý dotaz? Sem s ním. Jinak bude snazší si zavolat. 📲 V pracovní dny od 8 do 17 hodin.
Powered by